Een gezond financieel -en administratief beheer is één van de belangrijkste taken binnen een VvE. Wij vinden transparantie daarom van wezenlijk belang.
Alle bestuurders en eigenaren krijgen toegang tot ‘Mijn VvE Admin’.
Hiermee heeft u 24 uur per dag, 7 dagen in de week inzicht in de financiën en administratie van uw vereniging. Daarnaast is alle relevante documenten waaronder de Akte van splitsing, splitsingstekening, model- en huishoudelijk reglement, actuele begroting, documenten ledenvergaderingen, standaard procedures en handleidingen te downloaden.
Hieronder een opsomming van de belangrijkste taken binnen het financieel- en administratief beheer.
Financieel VvE beheer
- Het opzetten van financiële administratie conform Akte van Splitsing
- Het openen en beheren van de bankrekeningen op naam van de VvE
- Het opstellen van conceptbegrotingen
- Het opstellen van liquiditeitsbegroting reservefondsen
- Het informeren van eigenaars over de (periodieke) VvE voorschotbijdrage
- Het bewaken van het debiteuren en crediteurenadministratie
- Het versturen van herinneringen en aanmaningen conform incassoprocedure
- Het treffen van rechtsmaatregelen op kosten van debiteur met achterstand
- Het aanmaken en versturen van facturen VvE periodieke voorschotbijdrage
- Het inscannen en boeken van inkoopfacturen
- Het digitaal ter accordering aanbieden van inkoopfacturen
- Het aanmaken en aanbieden van incasso en betalingsbatches aan de bank
- Het verzorgen van betalingen uit reservefonds met tweede accordering of handtekening
- Het boeken van mutaties bankafschriften
- Het in overeenstemming met bestuur maandelijks afromen van betaal- naar spaarrekening
- Het opstellen van een jaarverslag met balans en exploitatierekening inclusief toelichting
- Het begeleiden van de kascontrolecommissie
- Het innen en verrekenen van voorschotbijdrage energielasten (optioneel)
Administratief VvE beheer
- Het aanleggen en bijhouden van een digitaal archief
- Het maken en actueel houden van het eigenaren- en gebruikersregister
- Het maken en actueel houden van crediteurenbestand
- Het vastleggen van alle contractafspraken en bijbehorende financiële verplichtingen
- Het verzorgen van verklaring notaris bij eigendomsoverdracht
- Het informeren van nieuwe eigenaars middels een welkomstpakket
- Het actueel houden van gekozen bestuurders handelsregister KvK
- Het verzorgen van correspondentie
